社内申請ポータル

目次

• このポータルは何をするもの？
• 申請を出す
• 小口交通費を出す
• ファイルを添付する
• 自分の申請の状況を見る／取り下げる
• 承認する（承認者の方へ）
• 申請フォームを作る（管理者の方へ）
• 送付先マスター・選択肢マスター（管理者の方へ）
• 申請管理で探す・書き出す（管理者の方へ）
• 管理者を増やす・減らす（管理者の方へ）
• 設定を検証から本番へ移す（管理者の方へ）
• メールが届くのはどんなとき？
• 困ったときは

このポータルは何をするもの？

アカウントの作成・削除や、勤怠システムの所属変更など、社内のいろいろな申請を1か所で出せる場所です。

申請を出すと、決められた担当者（承認者）にメールが届き、承認されると完了します。いま自分の申請がどこで止まっているかも確認できます。

社員であれば事前の登録は不要です。ログインすればすぐ使えます。

申請を出す

1. 左メニューの「📝 申請する」を開きます。
2. 出したい申請を選びます（例：Touch On Time 所属変更申請）。
3. 入力欄を埋めて「確認する」を押します。内容を確かめて「この内容で提出」で完了です。

選んだ内容によって、入力欄が増えたり減ったりすることがあります（例：「作成」を選ぶと作成用の欄が出ます）。表示されていない欄は入力不要です。

小口交通費を出す

電車代などの交通費を、1か月ぶんまとめて提出できる専用の申請です。左メニューの「🚃 小口交通費」から開きます。

1. 上部で社員番号・部署・対象年月を入れます（氏名は自動、部署は前回の内容を覚えています）。
2. 明細を「＋ 行を追加」で増やしながら、日付・交通機関・出発駅・到着駅・目的・片道／往復・片道価格・概要を入力します。金額は自動計算（往復は片道価格の2倍）で、合計も自動で出ます。
3. 交通機関は日付の隣のプルダウンから1行に1つ選びます（電車／バス／タクシー／新幹線・特急 など）。種類の一覧は管理者が「選択肢マスター」の 交通機関 で増やせます。
4. 目的は「通勤」か「その他」を選びます。「その他」を選んだ行は、概要に理由の記入が必要です（未記入だと提出できません）。
5. タクシー代や特急料金などで領収書がある場合は、「領収書などの添付」でPDFや写真を選びます（1ファイル50MBまで・複数可）。「保存（下書き）」または「提出」を押したときに添付されます。下書きに添付した領収書は、続きを開くと「保存済みの領収書」として表示され、提出まで残ります。提出後に「マイ申請」から付け足すこともできます。
6. 途中まででも「保存（下書き）」でいったん保存でき、後日この画面から続きを入力できます。いらなくなった下書きは「削除」で消せます（ホームの下書きカード、またはマイ申請の詳細から）。
7. できあがったら「提出」を押します。自分の部署の上長に承認依頼が届きます。
8. 上長が内容を確認して承認すると、人事総務へ Excel が自動で送られます（本文とExcelに、あなたの氏名・社員番号のほか承認者の氏名と承認日時が入ります）。

運賃は基本 IC価格で入力してください。片道を入れると、往復を選んだ行は自動で2倍になります。

下書き・差し戻しの申請は「📋 マイ申請」または一覧から開いて、続きの入力・修正ができます。下書きの削除は提出前のものだけ（提出済みは「取下げ」を使います）。

ファイルを添付する

申請に「添付ファイル」の欄がある場合、書類や資料のファイルを付けて提出できます（本人確認書類・証明書など）。

1. 添付欄の「ファイルを選択」を押して、パソコンからファイルを選びます。
2. 複数のファイルを付けられます。選ぶたびに下へ追加され、名前が一覧に出ます。
3. 間違えたら、ファイル名の右の「×」で取り消せます。
4. あとはいつも通り「確認する」→「この内容で提出」で完了です。

1つのファイルは 50MB までです。大きすぎるファイルは選んでも追加されません（メッセージが出ます）。

提出後にファイルを付け足したいときは、「📋 マイ申請」で申請を開き、下の方の「この申請に添付する」から追加できます（自分が出した申請のみ）。

添付したファイルは、申請者本人・その申請の承認者・管理者だけが見られます。関係のない人には見えません。

自分の申請の状況を見る／取り下げる

左メニューの「📋 マイ申請」で、自分が出した申請の一覧と状況が見られます。

状況	意味
申請中	承認者の判断待ちです。「今どこ」欄に誰の承認待ちか（氏名）が出ます。
差し戻し	修正の依頼です。コメントを読んで、出し直してください。
承認済み	すべての承認が終わりました。
却下	承認されませんでした。理由はコメント欄をご覧ください。
取下げ	自分で取り下げた申請です。

「申請中」「差し戻し」の申請は、取下げボタンで取り消せます。

一覧の「承認者」欄には、承認待ちのものはいま承認をお願いしている人、決まったものは判断した人（承認・却下・差し戻し）が出ます。 氏名で出すには、管理者が送付先マスターに「氏名 <メール>」の形で登録しておく必要があります（未登録のときはメールアドレスが出ます）。

小口交通費の下書きは、詳細画面の「下書きを削除」またはホームの下書きカードの「削除」で消せます（自分の下書きのみ・元に戻せません）。

承認する（承認者の方へ）

自分に承認が回ってくると、メールが届き、左メニューに「✅ 承認する」が数字つきで表示されます。

1. 「✅ 承認する」を開き、申請の内容を確認します。
2. 承認／却下／差し戻しのいずれかを選びます。コメントを添えられます。

操作	どうなるか
承認	次の承認者へ進みます。最後の承認者なら、そこで完了です。
差し戻し	申請者に修正を依頼します。直して出し直してもらえます。
却下	その場で終了します。やり直す場合は新しく申請してもらいます。

承認できるのは自分に回ってきた申請だけです。他の人の番の申請は表示されません。

承認・却下・差し戻しをすると、その結果の控えメール（件名が「【控え】」で始まります）が届きます。多段階の申請では、最後まで承認されて完了したときにも、途中で承認した人全員に「完了しました」の控えが届くので、自分が承認した申請のその後をメールで確認できます。

申請フォームを作る（管理者の方へ）

「⚙️ 申請フォーム管理」から、新しい申請を自分で追加できます（開発の依頼は不要です）。

1. 「＋ 新しい申請を作る」を押します。
2. 申請名・カテゴリ・説明を入れます。
3. 入力欄を追加します（項目名・形式・必須かどうか・選択肢）。
4. 承認ルートを追加します（1段目：誰、2段目：誰…）。上から順に回ります。
5. 「公開」をオンにすると、社員のメニューに出ます。まずオフのまま作って、確認してから公開できます。

編集画面の右側にプレビューが2つ出ます。上が「入力の流れ」（記入する順に入力欄が並び、条件表示の欄は「◯◯を選んだとき」の下に字下げされるので分岐が一目で分かります）、下が「承認の流れ」です。入力欄や承認ルートを直すとすぐ反映され、下までスクロールしても右に表示され続けます。

入力欄の便利な設定

設定	何ができるか
条件表示	「◯◯を選んだときだけ表示」ができます（例：申請内容＝作成 のときだけ入社日を出す）。隠れている欄は必須でも入力を求めません。
初期値	最初から入っている値を決められます（例：チェック済みにしておく）。
入力チェック	決まった形式だけ受け付けます（例：社員番号は SO-1234 の形）。
自動生成	他の欄から自動で作ります（例：メールアドレス＝イニシャル＋@secureowls.com）。
選択肢マスター参照	共通の選択肢を使います（例：所属）。マスターを直せば全部の申請に反映されます。

添付ファイルの欄を付ける

入力欄の「形式」で「添付ファイル」を選ぶと、その申請でファイルを付けられるようになります。「必須にする」をオンにすると、ファイルなしでは提出できません。

「はい / いいえ」の二択がほしいときは、形式で「はい / いいえ」を選びます（選択肢の入力は不要）。「はい」のときだけ次の欄を出す、といった条件表示にも使えます。

添付ファイルを保存する場所（SharePointの「申請添付」ライブラリ）が必要です。まだの場合はシステム担当が最初に1回だけ用意します。

送付先マスター・選択肢マスター（管理者の方へ）

📮 送付先マスター

承認者やお知らせ先のメールを登録しておく場所です。申請フォームの承認ルートから名前で選べます。

送付先には2つの種別があります。

種別	意味
✅ 承認者	承認ボタンを押せる人。承認ルートの「送付先マスターから選ぶ」に出るのはこちらだけです。
📣 申請周知先	申請が出たことをお知らせされるだけの宛先（例：管理者一斉連絡）。承認権限はなく、承認者の選択肢には出ません。

担当者が変わったときは、ここを直すだけで全部の申請に反映されます。申請フォームを1つずつ直す必要はありません（承認者・申請周知先とも）。

メールは複数登録できます。承認者の場合、登録した人のうち誰か1人が承認すれば次に進みます。

承認者を「氏名」で表示する

メールアドレスの欄は、「氏名 <メール>」の形でも書けます。

小川 太郎 <k.ogawa@secureowls.com>

こう書いておくと、申請者の画面の「今どこ」や一覧の「承認者」欄に 「小川 太郎 の承認待ち」 と名前で表示されます （書かない場合はメールアドレスがそのまま出ます）。メールの送り先は今までどおり変わりません。 氏名に「,」「;」は使わないでください（区切り文字と重なるため）。

📚 選択肢マスター

複数の申請で使う選択肢（例：所属の一覧）をまとめて管理します。1行に1件書きます。ここを直せば、その選択肢を使っている全部の申請に反映されます。

名前を 交通機関 にした選択肢は、小口交通費の「出発・到着の種類」のプルダウンとして使われます （未登録のときは 電車／バス／タクシー／新幹線・特急／その他 が出ます）。

申請管理で探す・書き出す（管理者の方へ）

「🗂 申請管理」では、全員の申請を横断して探せます。次の4つで絞り込めます。

抽出条件	内容
申請種別	アカウント作成・小口交通費 など、申請の種類で絞ります。
状況	申請中／差し戻し／承認済み／却下／取下げ／下書き。
対象年月	小口交通費は入力された対象年月、その他の申請は提出した月で絞ります。
申請者	氏名・メールの一部を入れて探せます。

一覧には「対象年月」「承認者」の欄があります。承認者は、承認待ちならいまお願いしている人、決まったものは判断した人です。

「CSVで書き出す」を押すと、いま絞り込んでいる分だけがCSVになります（Excelでそのまま開けます）。 小口交通費は明細も「日付 出発→到着（片道/往復） 目的 金額 概要」の形で1つの列に入ります。

管理者を増やす・減らす（管理者の方へ）

「👥 管理者設定」で、管理メニューを使える人を登録できます。管理者は2種類あります。

種類	説明
固定管理者	システムの設定に登録された管理者。画面からは変更できません（誤って全員消して誰も入れなくなる事故を防ぐため）。変更はシステム担当への依頼が必要です。
追加管理者	画面から増減できる管理者。メールアドレスを1行1件で入力して保存するだけです。行を消して保存すれば外れます。

保存すると、その人の次回の画面再読み込みから管理メニューが表示されます。変更の履歴は操作ログに残ります。

設定を検証から本番へ移す（管理者の方へ）

「📦 設定の書き出し・取り込み」で、申請フォーム・送付先マスター・選択肢マスターをファイルにまとめて持ち運べます。同じものを2回作る手間がなくなります。

手順

1. 検証サイトで「設定を書き出す」→ ファイル（.json）がダウンロードされます
2. 本番サイトを開いて「ファイルを選ぶ」→ さきほどのファイルを指定
3. 「ファイルを取り込む」→ 結果が表で表示されます

同じ名前のものは、既定では飛ばしますので、何度取り込んでも重複しません。内容を更新したいときだけ「同じ名前のものを上書きする」にチェックを入れてください。

提出済みの申請データ・操作ログ・管理者設定は含まれません（設定だけが移ります）。承認者のメールアドレスは含まれるため、ファイルの取り扱いにはご注意ください。

取り込み後、承認者や選択肢の参照先が足りない場合は「確認が必要なもの」として一覧表示されます。表示されたものは送付先マスター等に登録してください。

メールが届くのはどんなとき？

このポータルからのメールは system@secureowls.com から届きます。届く場面は次のとおりです。

申請を出したとき

届く人	内容
1段目の承認者	「承認をお願いします」＝承認の依頼
申請周知先	「提出されました」＝お知らせのみ（承認は不要）。申請フォームに設定されている場合のみ
申請者本人	【控え】「申請を受け付けました」＝出した内容の控え（対応は不要）

申請者本人にも、提出した内容の控えメールが届きます（いつ何を出したかがメールにも残ります）。

承認者が「承認」したとき（まだ次の段階がある場合）

届く人	内容
次の段階の承認者	「承認をお願いします」＝次の承認の依頼
申請者	「◯◯が承認されました」＝次へ進んだお知らせ
それまでに関わった承認者	【控え】自分が承認した記録（完了時にあらためて通知が届きます）

最後の承認者が「承認」したとき（＝完了）

届く人	内容
申請者	「承認されました」＝完了のお知らせ（申請内容つき）
関わった承認者 全員	【控え】この申請が完了したことのお知らせ
人事総務 （小口交通費のみ）	明細の Excel を添付して送付。本文とExcelに承認者の氏名・承認日時が入ります

「却下」または「差し戻し」されたとき

届く人	内容
申請者	却下／差し戻しの通知（コメントがあれば一緒に届きます）
関わった承認者	【控え】この申請が却下／差し戻しになったお知らせ

メールが届かない場面

• 申請を取り下げたとき（自分で取り下げるため、通知はしません）
• 差し戻しから再提出したときは、新しい申請として扱われ、上の「申請を出したとき」と同じメールが届きます
• 管理画面での操作（申請フォームの編集・送付先マスターの変更など）

件名の見分け方：【申請】で始まるものは対応が必要なもの（承認のお願い・結果のお知らせ）、 【控え】で始まるものは記録用のお知らせで、対応は不要です。

メールが届かないときは、まず迷惑メールフォルダをご確認ください。それでも見つからない場合は管理者にご連絡ください。

困ったときは

症状	対処
ログインできない／画面が真っ白	ブラウザを再読み込み（Ctrl+F5）してください。直らなければ管理者にご連絡ください。
「ログインの有効期限が切れました」と出る	時間が経つと自動で切れます。再読み込みでログインし直せます。
申請メニューに出したい申請がない	管理者が「公開」をオンにしていない可能性があります。
「送付先マスターに◯◯が見つかりません」	承認ルートで指定した送付先が未登録です。管理者が送付先マスターに追加してください。
「この申請の承認者ではありません」	自分の番ではない申請です。承認の順番をご確認ください。
メールが届かない	迷惑メールフォルダをご確認のうえ、管理者にご連絡ください。